Besøgsmodtagelse

1. Hvad er Besøgsmodtagelse?

Besøgsmodtagelse er et modul i QRsystem, der gør det nemt for gæster og besøgende at melde deres ankomst via en QR-kode.

Når gæsten scanner QR-koden, åbnes en digital besøgsmodtagelse direkte på mobilen.

Her kan gæsten vælge virksomhed, lokation eller afdeling og derefter enten få vist vej eller give besked om sin ankomst.

2. Hvad kan du bruge det til?

• Modtage gæster uden fysisk reception
• Guide besøgende til den rigtige afdeling
• Lade medarbejdere hente gæster ved indgangen
• Skabe bedre overblik over besøgende
• Reducere ventetid og forvirring ved ankomst

Besøgsmodtagelsessystemet er ideelt til virksomheder, kontorfællesskaber, erhvervsparker, offentlige bygninger og andre steder med flere afdelinger eller lokationer.

3. Opret et besøgsmodtagelses-system

1. Gå til Besøgsmodtagelse i kontrolpanelet
2. Klik “Opret ny”
3. Indtast navn eller titel på besøgsmodtagelsen
4. Gem opsætningen

Når besøgsmodtagelsessystemet er oprettet, kan du begynde at tilføje de lokationer, afdelinger eller virksomheder, som gæsten skal kunne vælge imellem.

4. Tilføj lokationer og afdelinger

Et besøgsmodtagelsessystem består af de destinationer, som gæsten kan vælge efter scanning.

1. Opret en ny lokation, virksomhed eller afdeling
2. Indtast navn på destinationen
3. Tilføj relevant information til gæsten
4. Gem destinationen

Destinationerne vises som en overskuelig liste, så gæsten hurtigt kan finde det sted eller den afdeling, de skal besøge.

5. Indgange og ankomstpunkter

Du kan oprette de indgange eller ankomstpunkter, hvor gæsterne scanner QR-koden.

Det gør det muligt at guide gæsten fra den præcise indgang og videre til den valgte destination.

Hvis bygningen har flere indgange, kan hver indgang have sin egen QR-kode og sin egen startposition.

6. Digital vejvisning

Besøgsmodtagelse kan bruges som et digitalt find vej-system, hvor gæsten guides fra indgangen til den ønskede destination.

1. Opret eller vælg en plantegning
2. Marker relevante områder og lokationer
3. Tegn ruter mellem indgange og destinationer
4. Gem ruterne

Systemet hjælper gæsten med at finde den rigtige vej og gør det nemmere at navigere i større eller mere komplekse bygninger.

7. Giv besked om ankomst

Besøgsmodtagelse kan også bruges til at give en medarbejder besked, når en gæst er ankommet.

Når gæsten har valgt virksomhed eller afdeling, kan systemet sende en besked til den relevante person.

På den måde kan medarbejderen hente gæsten ved døren eller kontakte gæsten direkte.

Det giver en mere personlig og professionel modtagelse.

8. Sprog og brugeroplevelse

Gæsten bruger besøgsmodtagelsessystemet direkte på sin mobiltelefon uden at skulle installere en app eller oprette login.

Ved scanning kan gæsten vælge sit foretrukne sprog, så information og vejvisning vises på en letforståelig måde.

Det gør løsningen velegnet til både danske og internationale besøgende.

9. QR-kobling og test

1. Opret QR-koden til besøgsmodtagelsessystemet
2. Knyt QR-koden til den rigtige indgang eller lokation
3. Placér QR-koden synligt ved ankomstpunktet
4. Scan QR-koden med en mobiltelefon
5. Test at destinationer, beskeder og vejvisning fungerer korrekt

Det anbefales altid at teste hele gæsteforløbet, før QR-koden tages i brug.

10. Opdatering

Du kan til enhver tid ændre lokationer, afdelinger, ruter og kontaktpersoner i kontrolpanelet.

Ændringer slår igennem med det samme, så du ikke behøver udskifte de fysiske QR-koder.

Det gør det nemt at tilpasse besøgsmodtagelsessystemet, hvis bygningen ændrer sig, nye afdelinger kommer til, eller kontaktpersoner skal opdateres.